Hybrides Arbeiten ist spätestens seit der Corona Pandemie nicht mehr nur “New Work”, sondern in vielen Büros inzwischen das “New Normal”. Laut einer Studie des Elektrodienstleisters Barco, bei der weltweit 3000 Büroangestellte befragt wurden, arbeiten 49% der Befragten nicht mehr von einem regulären Arbeitsplatz aus. Stattdessen gehören das Home Office, Kundenstandorte und auch öffentliche Orte wie Cafés, Parks oder Restaurants zu den meistgenutzten Arbeitsplätzen. 

Zudem verbringen Büroangestellte laut der Studie durchschnittlich einen Tag pro Woche in Meetings. Fasst man Home Office Zeit, Meetings, Kundenbesuche und Geschäftsreisen zusammen, stellt man fest, dass viele feste Schreibtische in modernen Büros einen Großteil der Zeit leerstehen. Laut einer Umfrage des Ifo-Instituts bleiben in Deutschland derzeit 12,3 % der Büroflächen unbesetzt. Das ist jeder achte Schreibtisch. 

Dabei sind Büroräume ein beachtlicher Kostenfaktor. Desk Sharing ist ein Ansatz, Flächeneffizienz und Produktivität zu steigern, sodass Mitarbeiter und Unternehmen von einem flexiblen Arbeitsmodell profitieren. Arbeitsplatz Buchungsapps spielen bei diesem Wandel des Arbeitsalltags eine entscheidende Rolle. 

Was ist Desk Sharing? 

Wenn die Mitarbeiter nur die Hälfte ihrer Arbeitszeit an ihrem festen Arbeitsplatz verbringen, benötigen sie nicht unbedingt einen festen Schreibtisch. Stattdessen werden die Schreibtische zu unterschiedlichen Zeiten von verschiedenen Mitarbeitern genutzt und immer leer und sauber übergeben. So reduziert sich die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze.

Die Vorteile von Desk Sharing

Richtig ausgeführt, bringt Desk Sharing zahlreiche Vorteile mit sich. Nicht umsonst verwenden Top-Unternehmen wie Lufthansa, BMW und verschiedene Banken in Deutschland dieses Modell längst. 

• Kosten senken & Flächennutzung optimieren

Der offensichtlichste Vorteil von Desk oder Büro Sharing ist die optimierte Flächennutzung. Anstelle von zahlreichen leeren Schreibtischen gibt es weniger Arbeitsplätze auf kleinerer Bürofläche. Das Unternehmen kann in eine kleinere Immobilie umziehen oder die freigewordenen Flächen anderweitig nutzen. 

Weitere beliebte Büro-Gestaltungen sind kreative Inseln oder Share-and-Discuss-Workspaces, die den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördern. Die durch weniger Fläche und Büromöbel eingesparten Kosten können auch anderweitig reinvestiert werden.

• Flache Hierarchien

Beim Büro Sharing sitzen Sachbearbeiter nicht nur neben anderen Sachbearbeitern, sondern auch neben Vorgesetzten und Führungskräften. Das fördert das Gefühl von flachen Hierarchien und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Führungskräften kann diese Arbeitsweise helfen, das eigene Team besser kennenzulernen und zu verstehen. 

• Mehr Austausch unter den Mitarbeitern

Da die Mitarbeiter nicht tagtäglich neben denselben Kollegen sitzen, lernen sie beim Desk-Sharing-Modell mit der Zeit die ganze Belegschaft kennen und tauschen sich mit neuen Leuten aus. Die Abwechslung im Arbeitsalltag kann die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter steigern. 

• Attraktivität für Mitarbeiter

Hybrid-Arbeit, Flexibilität und flache Hierarchien - Im Zuge des aktuellen War-of-Talents, bei dem zahlreiche Unternehmen händeringend nach Fachkräften suchen, stellen diese Eigenschaften einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Richtig organisiertes Desk Sharing macht es Unternehmen leichter, ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Best Practices für Desk Sharing

Büro Sharing mag viele Vorteile haben, doch es hat auch das Potenzial, im Desaster zu enden. Wie bei allen grundlegenden Änderungen ist es bei bestehenden Unternehmen ein langwieriges Projekt, bei dem allen voran die Mitarbeiter abgeholt und für die neue Arbeitsweise begeistert werden müssen. 

Hier sind einige Best Practices, mit denen Desk Sharing erfolgreich etabliert werden kann.  

Eine Arbeitsplatz Buchungsapp ist unverzichtbar

Wenn sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch, ein Büro oder einen Meetingraum teilen, ist der Organisationsaufwand automatisch hoch. Um keine Zeit beim Planen zu verlieren, keine lästigen Belegpläne drucken zu müssen und Missverständnisse zu vermeiden, ist eine Arbeitsplatz Buchungsapp der Schlüssel. 

Hier hat das Team eine klare Übersicht über alle Räume und Schreibtische und wann sie von wem besetzt sind. Die eigene Arbeitszeit, Meetings und Team-Arbeiten können schnell und einfach organisiert werden - kein Hin-und-Her-Telefonieren, keine Umbuchungen und keine versehentlichen Doppelbelegungen. 

Digitalisierung der Arbeit

Damit Mitarbeiter unabhängig vom eigenen Schreibtisch und PC sein können, sollte das Unternehmen überwiegend digital und cloudbasiert arbeiten. So kann jeder von überall auf alle wichtigen Daten und Funktionen zugreifen. Außerdem sollten genügend Laptops, Handys, PCs und eine gute Wlan-Verbindung vorhanden sein. 

Die Office Efficient Arbeitsplatz Buchungsapp verfügt aus diesem Grund über eine offene Softwarearchitektur, die eine Integration mit zahlreichen gängigen Unternehmensorganisation-Tools ermöglicht. Darunter sind zum Beispiel Outlook, iCalendar und Microsoft Teams. 

Die Mitarbeiter mit einbeziehen

Vom festen, eigenen Schreibtisch mit Familienbildern, Deko und individueller Ordnung (oder Unordnung) zum geteilten Arbeitsplatz: Das ist für viele Mitarbeiter eine große Umstellung. Letztendlich dienen Desk Sharing und ein flexibles Arbeitsmodell der Mitarbeiterzufriedenheit. Doch für eine erfolgreiche Umsetzung muss das Team von Anfang an einbezogen werden und die Möglichkeit haben, Fragen, Sorgen und Wünsche anzusprechen. 

Hygiene und Ordnung regeln

Das Desk Sharing Modell funktioniert nur, wenn jeder seinen Teil beiträgt, um die Arbeitsplätze sauber und ordentlich zu halten. Das heißt nicht nur, Ordnungsregeln für die Mitarbeiter aufzustellen. Das Büro braucht zusätzlich Schränke und Stauraum, wo persönliche Besitztümer, Papiere und Materialien der einzelnen Mitarbeiter aufbewahrt werden können. Schließlich stehen Schreibtischschubladen, Regale und Tischflächen nicht mehr als Ablage zur Verfügung. 

Daten analysieren und Strategien anpassen

Den traditionellen Arbeitsplatzansatz verändert man nicht von heute auf morgen. In der Vorplanung wird anhand von Daten aus der Vergangenheit festgelegt, mit welchen Strategien das Desk Sharing Modell am besten umgesetzt wird. Ein wichtiger Punkt ist zum Beispiel das Mitarbeiter-Arbeitsplatz-Verhältnis: Schließlich sollen genug Schreibtische vorhanden sein, dass alle, die wollen oder müssen, im Büro arbeiten können, aber nicht so viele, dass ein Großteil leer steht.  

Auch nachdem das Desk Sharing Modell mit der passenden Arbeitsplatz Buchungsapp etabliert ist, sollte laufend analysiert werden, wie gut das Modell funktioniert und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Die Office Efficient Arbeitsplatz Buchungsapp stellt dazu Statistik Tools bereit. So behalten Sie die Auslastung der Arbeitsplätze im Blick und sichern die optimale Flächennutzung des Büros.