Das Desksharing als Einsparfaktor im modernen Kontext der Arbeitsplatzgestaltung
Das Homeoffice hat im Zuge der anhaltenden Coronakrise einen signifikanten Einzug in die hiesige deutsche Bürokultur gefunden. Und besonders auf europäischer Ebene besitzen Länder wie z.B. Schweden oder die Niederlande1 einen klaren Trend: mehr Flexibilität, mehr Homeoffice, mehr Freiheit für die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter.
Doch bereits vor der Coronakrise schwindet das Konstrukt des festen, privaten Arbeitsplatzes im Unternehmen. Die Digitalisierung macht es möglich und die lauten Forderungen dieser Tage nach weniger CO2-Emmissionen mehr als notwendig. Daher ist das geflügelte Wort unserer Zukunft das Desksharing.
Neben dem geringen Angebot freier Büroflächen in den letzten Jahren [1], z.B. für das Wachstum des eigenen Unternehmens, bietet das Desksharing vor allen Dingen eins: ein gewaltiges Einsparpotential! Je nachdem ob neue Arbeitsplätze geschaffen, Flächen reduziert oder vorhandene Kapazitäten effizienter genutzt werden sollen, das Desksharing-Prinzip bietet hierbei einen idealen Ausgangspunkt. Doch wie viel Einsparpotenzial besteht bei einer etablierten Desksharing-Lösung?
Einige Firmen rechnen mit einen Verhältnis von zehn Mitarbeitern zu sechs Schreibtischen [2]. Das Unternehmen Witzig The Office Company, hat 2019 Daten von 21 Unternehmen gesammelt, die sowohl aus der öffentlichen Verwaltung, als auch aus der Privatwirtschaft stammen. Nach einer subjektiven Einschätzung der Mitarbeiter, lag die Anwesenheit am privaten Arbeisplatz bei einer Durchschnittsquote von 68 %. Die ZHAW zeigte in einer Analyse von Daten mithilfe von Sensoren auf, dass die persönliche Anwesenheitsquote gerade einmal 36 % beträgt[3].
Betrachtet man die grundlegenden Kosten, die mit einen Arbeitsplatz verbunden sind, müssen die Durchschnittsmietkosten und Nebenkosten herangezogen werden. So nimmt für 2019 Berlin mit 24,82 € pro Quadratmeter pro Monat den Spitzenplatz unter den grundlegenden Bürokosten ein. Gefolgt von Frankfurt (24,02 €/m²), München (22,69 €/m²), Düsseldorf (19,75 €/m²), Hamburg (19,46 €/m²), Köln (18,80 €/m²) und Stuttgart (17,61 €/m²)[4].
Wenn wir von einer Anwesenheitsquote von 36 % ausgehen (aufgrund von Krankheit, Urlaub usw.), kann ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch nicht mehr zu 100 % verwenden. Wir nutzen also nicht mehr das alte Prinzip: ein privater Schreibtisch auf einen Mitarbeiter. Somit fällt der Desk-Ratio unter den Wert von 1. Das bedeutet entweder mehr Mitarbeiter können sich eine konstante Anzahl von Schreibtischen teilen oder aber der Bedarf an Bürofläche, infolge des geringeren Platzbedarfes von Schreibtischen, sonstiger Büroausstattung ect., sinkt.
Betrachten man hierzu die laufenden Kosten wird schnell klar, wieviel Möglichkeiten im Desksharing liegt. Damit dieses sein volles Potential entfalten kann, muss ein gleichzeitig intelligentes wie einfaches, intuitives Tool genutzt werden. Durch unsere OfficeEfficient App sind wir in der Lage, einfach und schnell Ihre Kosten zu senken und Ihre Effizienz zu steigern.