Sie verlieren Ihre besten Mitarbeiter? Dann passen Sie gut auf! Das Zeitalter der Einzelbüros und festen Arbeitsplätze ist vorbei. Wer heute im Wettbewerb um die besten Köpfe bestehen will, braucht ein modernes Arbeitsumfeld, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Vordergrund stellt [1]. Junge Talente – die Generation Z und Alpha – erwarten Flexibilität und Freiheit [1]. Sie wollen nicht an fünf Tagen die Woche im selben Büro sitzen, an ein und demselben Schreibtisch versauern. Sie wollen selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten. Und genau hier kommen Desk Sharing Tools ins Spiel.
New Work ist die Zukunft. Desk-Sharing ist nicht nur ein Trend, es ist ein essentieller Bestandteil der neuen Arbeitswelt [1]. Unternehmen, die an alten Strukturen festhalten, werden den Anschluss verlieren. Sie werden nicht in der Lage sein, die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Und damit werden sie in der Bedeutungslosigkeit versinken. Studien zeigen, dass flexible Arbeitsmodelle positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung haben können [1].
Aber es geht nicht nur um Produktivität und Kosten. Die richtige Arbeitsumgebung hat einen erheblichen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter [2]. Faktoren wie Tageslicht, Ergonomie und eine positive Atmosphäre steigern die Motivation und reduzieren Stress [2]. Desk-Sharing ermöglicht es, flexible und dynamische Arbeitsplätze zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen.
Keine Panik! Ich zeige Ihnen jetzt, wie Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche 5 Funktionen ein Desk Sharing Tool im Jahr 2025 unbedingt haben muss. Ignorieren Sie diese Punkte, und Ihr Unternehmen wird zum Dinosaurier.
1. Stand-alone Desk Sharing App – Flexibilität und Kontrolle für Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter wollen eine App, die sie jederzeit und überall nutzen können – auch auf ihren privaten Smartphones. Während MS Teams-Integrationen in manchen Fällen nützlich sein können, bietet eine Stand-alone App unvergleichliche Flexibilität und Kontrolle.
2. Hardware-Integration – Ihr Desk Sharing Tool als Superheld
Ihr Desk Sharing Tool muss mit Hardware interagieren. Stellen Sie sich vor: Ihr Desk Sharing Tool wird zum Superhelden! Es kontrolliert Türen, zeigt die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen an und verwandelt Ihr Büro in ein Produktivitätskraftwerk! Ein Panel am Konferenzraum zeigt die Verfügbarkeit an. Monitore in der Lobby informieren über freie Schreibtische. Das ist nicht nur cool, sondern auch effizient. Ihre Mitarbeiter sehen auf einen Blick, wo sie arbeiten können. Keine Zeitverschwendung, keine Frustration.
3. QR-Code Check-in – Schluss mit Geisterbuchungen!
Geisterbuchungen sind der Albtraum jedes Facility Managers. Mitarbeiter buchen Schreibtische, tauchen aber nicht auf. Das Ergebnis: Platzverschwendung und Chaos. Die Lösung: QR-Code Check-in. Mitarbeiter scannen einen Code am Schreibtisch und bestätigen so ihre Anwesenheit. Einfach, schnell und effektiv. So verhindern Sie, dass wertvolle Ressourcen ungenutzt bleiben.
4. Integration mit Zutrittskontrollsystemen – Sicherheit und Effizienz
Ihr Desk Sharing Tool muss sich nahtlos in Ihre Zutrittskontrollsysteme integrieren. Digitale Türschlösser, Schlüsselkarten, Schrankenanlagen – alles muss miteinander verbunden sein. Das erhöht die Sicherheit und macht das Gebäudemanagement effizienter. Stellen Sie sich vor, wie reibungslos der Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter abläuft, wenn sie mit einem einzigen Tool ihren Arbeitsplatz buchen und gleichzeitig Zugang zum Gebäude erhalten.
5. Parkplatzmanagement – Der unterschätzte Faktor
„One-Click-Booking“ und „Easy Access“ sind Buzzwords, die Sie ignorieren können. Die meisten Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz im Voraus. Was sie wirklich brauchen, ist ein Parkplatz [3]. Prüfen Sie daher, ob Ihr Desk Sharing Tool ein Parkplatzmanagement-System bietet. Und Achtung: Vergessen Sie „First come, first serve“. Das ist unfair und bevorzugt diejenigen, die ständig am Handy hängen. Bieten Sie ein System an, das gerecht und transparent ist. Denken Sie daran: Wenn Ihre Mitarbeiter gestresst sind, weil sie keinen Parkplatz finden, werden sie sich nicht auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Die Schattenseiten von Desk-Sharing – und wie Sie sie besiegen
Natürlich hat Desk-Sharing nicht nur Vorteile. Manche Mitarbeiter vermissen die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz zu personalisieren [4]. Andere befürchten, dass die ständige Veränderung des Arbeitsplatzes zu Ablenkung und Unruhe führt [5]. Aber keine Sorge, für diese Probleme gibt es Lösungen!
Problem: Mangelnde Personalisierung.
Lösung: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten, ihren Arbeitsplatz – zumindest temporär – zu individualisieren. Stellen Sie abschließbare Schränke zur Verfügung, in denen persönliche Gegenstände aufbewahrt werden können. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Pflanzen oder Bilder mitzubringen.
Problem: Ablenkung und Unruhe.
Lösung: Schaffen Sie verschiedene Arbeitsbereiche, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Richten Sie Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten ein. Bieten Sie Räume für Teamarbeit und informelle Gespräche an.
Fazit: Mit dem richtigen Desk Sharing Tool in die Zukunft
Desk Sharing Tools sind die Zukunft der Arbeit. Aber nur, wenn sie die richtigen Funktionen bieten. Achten Sie auf die 5 Punkte in diesem Artikel, und Sie sind auf dem besten Weg zu einem modernen und erfolgreichen Unternehmen. Don't let your company become a relic of the past. Embrace the future of work with a desk-sharing tool that empowers your employees and drives your business forward.
Referenzen
1. Mind Your Space! Desk Sharing Working Environments and Employee Commitment in Austria - ResearchGate, Zugriff am Februar 18, 2025, https://www.researchgate.net/publication/335735743_Mind_Your_Space_Desk_Sharing_Working_Environments_and_Employee_Commitment_in_Austria
2. Impact of Employees' Workplace Environment on Employees' Performance: A Multi-Mediation Model - PMC, Zugriff am Februar 18, 2025, https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9136218/
3. Parking, travel behavior, and working from home, Zugriff am Februar 18, 2025, https://www.jtlu.org/index.php/jtlu/article/view/2501/1791
4. (PDF) Desk ownership in the workplace: The effect of non-territorial working on employee workplace satisfaction, perceived productivity and health - ResearchGate, Zugriff am Februar 18, 2025, https://www.researchgate.net/publication/301628081_Desk_ownership_in_the_workplace_The_effect_of_non-territorial_working_on_employee_workplace_satisfaction_perceived_productivity_and_health
5. The Effects of 'Hot-desking' on Staff Morale: An Exploratory Literature Scoping Review, Zugriff am Februar 18, 2025, https://opal.latrobe.edu.au/articles/report/The_Effects_of_Hot-desking_on_Staff_Morale_An_Exploratory_Literature_Scoping_Review/26877511
Yorumlar