Telefonate abhören, E-Mails und Browseraktivitäten mitverfolgen, Standort-Tracker und Überwachungskameras installieren: Die Technologie für eine umfassende Mitarbeiterüberwachung ist definitiv vorhanden. Tatsächlich kann ein gewisser Grad an Arbeitsplatzüberwachung dazu beitragen, Firmenprozesse zu optimieren und Mitarbeiter produktiver zu machen - zum Beispiel wenn die Arbeitszeit automatisch per Software gemessen wird und nicht mehr auf Stundenzetteln eingetragen werden muss.
Aber bis zu welchem Grad ist Überwachung erlaubt? Wo ist die Grenze in einer digitalisierten Arbeitswelt, in der durch Home-Office-Konzepte Privates und Berufliches miteinander verschmelzen und Softwares oder Desksharing-Apps alle Aktivitäten speichern könnten?
Welche Gründe gibt es für die Arbeitsplatzüberwachung?
Arbeitsplatzüberwachung ist ein bedrohliches Wort, doch tatsächlich gibt es einige sinnvolle Gründe dafür.
1. Arbeitszeit dokumentieren
Stundenzettel sind längst nicht mehr zeitgemäß und gerade im Home Office nicht sehr zuverlässig. Durch eine entsprechende Software können Unternehmen genau dokumentieren, wann der Mitarbeiter am PC aktiv war.
2. Qualitätssicherung
Gerade im Vertrieb und Kundenservice ist es Gang und Gäbe, dass Telefonate und Kundengespräche aufgezeichnet werden, um später daraus zu lernen.
3. Schutz von Firmeneigentum
Überwachungskameras oder GPS-Tracker werden vornehmlich dazu verwendet, den Diebstahl von Firmeneigentum vorzubeugen oder zumindest später den Täter ausfindig zu machen. In der Regel hat es weniger damit zu tun, die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit zu überwachen.
4. Datensammlung für langfristige Planung und Prozessoptimierung
Unsere Desksharing-App liefert Unternehmen Daten und Statistiken zur Nutzung der einzelnen Arbeitsplätze. Damit kann die Auslastung der Schreibtische optimiert und die allgemeine Produktivität im Büro erhöht werden. Auch andere Softwares dienen dazu, Daten zu sammeln, um bestimmte Prozesse zu optimieren.
Ist Mitarbeiterüberwachung erlaubt?
Egal, wie gut die Gründe sind: Ist Arbeitsplatzüberwachung überhaupt erlaubt und wenn ja, wo ist die Grenze?
Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) überwacht werden. Die DSGVO besagt allerdings, dass ausschließlich Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen, die zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
Es kann also rechtens sein, die Arbeitszeit und den E-Mail-Verkehr zu überwachen, Telefonate zu QA- und Übungszwecken aufzuzeichnen oder andere Daten zu sammeln.
Dazu muss aber streng zwischen Privatem und Beruflichem getrennt werden. In Pausenräumen und Umkleidekabinen haben Kameras beispielsweise nichts zu suchen, selbst wenn sich der Pausenraum im Büro befindet.
Auch bei Dienstfahrzeugen, Computern oder Handys, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden, muss auf Überwachung verzichtet werden, da die Privatsphäre des Mitarbeiters verletzt werden könnte. Um im Home Office die Nutzung der Computer und Handys mitzuverfolgen, ist es unbedingt nötig, reine Firmengeräte zur Verfügung zu stellen und die private Nutzung dieser zu untersagen.
Heimliche Mitarbeiterüberwachung
Selbst wenn ein gewisses Maß an Überwachung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist: Heimliche Überwachung ist grundsätzlich verboten. Es besteht nach DSGVO Art. 14 eine Informationspflicht gegenüber den Personen, deren Daten erhoben werden.
Wenn Sie ein Telefonat aufnehmen müssen, darf das nicht ohne das Wissen aller Teilnehmer des Telefonats geschehen. Mitarbeiter müssen über Überwachungskameras und Softwares, die ihre Browseraktivität und E-Mail-Verläufe speichern, informiert werden.
Doch die Info allein reicht nicht: Die Mitarbeiter müssen zudem eine Einwilligungserklärung zur Speicherung, Nutzung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unterzeichnen, die jederzeit wieder zurückgenommen werden kann.
Eine Ausnahme gilt laut BDSG §26 für personenbezogene Daten, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Die Daten, die beispielsweise für die Bewerberauswahl nötig sind, dürfen also auch ohne explizite Einwilligungserklärung des Bewerbers im Rahmen des BDSG verarbeitet und gespeichert werden.
Was passiert, wenn Arbeitgeber unrechtmäßig Mitarbeiterdaten sammeln?
Kontrolle ist besser als Vertrauen - In vielen Unternehmen eine Grundphilosophie und das nicht ohne Grund. Während in einem überschaubaren 3-Mann-Betrieb durchaus auf Basis von Vertrauen gearbeitet werden kann und jeder alle Vorgänge kennt, ist das in großen Konzernen nicht mehr möglich. Daten, Analysen und ein gewisser Grad an Mitarbeiter- und Prozessüberwachung sind nötig, damit das Unternehmen funktioniert.
Grundlage dafür bleibt allerdings die DSGVO. Was passieren kann, wenn Unternehmen gegen die Datenschutzverordnung verstoßen, demonstrierte der Modekonzern H&M im Jahr 2020. Gut 5 Jahre lang sammelte H&M persönliche Daten über einzelne Angestellte und legte persönliche Mitarbeiter-Profile an, von denen die Betroffenen nichts wussten. Nachdem eine Datenbank mit insgesamt 60 Gigabyte illegal gesammelter, privater Mitarbeiterdaten entdeckt und ausgewertet wurde, musste H&M ein Bußgeld von 35 Mio. Euro zahlen. Zusätzlich wurde jedem Mitarbeiter eine Entschädigung in Höhe von 2.500€ geleistet.
Bei einem DSGVO-Verstoß haben die Mitarbeiter Anspruch auf die sofortige Unterlassung der Überwachung sowie auf Entschädigung durch den Arbeitgeber. Zusätzlich werden hohe Bußgelder oder sogar Haftstrafen verhängt. Außerdem sollte erwähnt werden, dass die unrechtmäßig gewonnenen personenbezogenen Daten vor Gericht nicht verwertbar sind, sollte das Unternehmen den Mitarbeiter z.B. aufgrund von privaten Informationen kündigen wollen.
Desksharing-Apps und Mitarbeiterüberwachung: Was dürfen die Apps, was nicht?
Unsere Desksharing App dient der Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen. Gleichzeitig haben Unternehmen einen klaren Überblick über die Büroflächennutzung und können mithilfe von Statistiktools die Auslastung der Arbeitsplätze über die Zeit nachvollziehen. Das dient dazu, Leerstände zu identifizieren und die Flächennutzung zu optimieren.
Damit ist die Datenaufnahme zweckmäßig, greift nicht in das Privatleben der Mitarbeiter ein und ist unabhängig von den personenbezogenen Daten. Im Grunde handelt es sich bei den Statistik- und Optimierungstools unserer Desksharing-App also nicht wirklich um Mitarbeiterüberwachung. Dennoch ist es richtig, den Datenschutz der eigenen Angestellten stets im Blick zu behalten und Fragen zu stellen.
Gerne sprechen wir auch persönlich mit Ihnen über den Aufbau, die Möglichkeiten und die rechtlichen Grundlagen unserer Desksharing-App.
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